Zo schrijf je een overtuigende offerte - 5 tips

Om succesvol te ondernemen, heb je klanten nodig. Die klanten overtuigen? Dat doe je door jouw aanbod aantrekkelijk en overtuigend te presenteren. Je offertes vormen een cruciale schakel in dat proces. Ze zijn een uitgelezen manier om je te onderscheiden van je concurrenten.

Bezorg je prospecten een offer they can’t refuse dankzij deze 5 tips voor het schrijven van een aanlokkelijke offerte.

1. Neem de tijd voor het schrijven van een offerte

Het is waanzinnig hoeveel ondernemers hun offertes snel-snel afhandelen, terwijl het zo’n waardevolle documenten zijn.

• Krijg je veel aanvragen en heb je weinig weinig tijd? Plan wekelijks één of twee uurtjes in om je offertes op te maken. Door je offertes te bundelen, werk je efficiënter.

“Laat een potentiële klant liever een dag langer wachten op een overtuigende offerte, dan hem ‘on the spot’ een halfslachtige te bezorgen.”

• Om een doeltreffende offerte op te stellen, moet je eerst exact weten wat je klant nodig heeft. Vraag dus door, formuleer het probleem van je klant in een zin, of knip het in verschillende ‘deelproblemen’ waarop je later een antwoord formuleert.

• Laat je klant ook zíen dat je tijd in de offerte hebt gestoken. Maak het zo persoonlijk mogelijk.
  • Voeg een begeleidende brief of inleiding toe waarin je dieper ingaat op het probleem of de klantvraag.
  • Informeer op voorhand naar het beschikbare budget en overschrijd dat niet.
  • Richt je offerte rechtstreeks aan de persoon die de beslissingen neemt.
  • Neem ook de deadline mee in rekening. Vermeld meteen of je die kan halen.

2. Maak je offerte officieel

Een offerte is niet bindend, tót je potentiële klant ze goedkeurt. Maak ze dus transparant, gedetailleerd en eenduidig. Vergeet ook niet alle nodige gegevens toe te voegen.

• Zet bovenaan een intern en opvolgend offertenummer.
• Voeg de datum toe waarop je de offerte opstelt en ook de vervaldatum van het prijsvoorstel.
• Voeg je algemene voorwaarden toe.
• Als je wil, kan je een opmerking toevoegen waarin je duidelijk bepaalt of de offerte vrijblijvend of bindend is.
• Vergeet niet de juiste bedrijfsgegevens te vermelden, zowel van jou als van je klant.
• Koppel met overzichtelijke facturatiesoftware je bijhorende facturen.

Lees ook onze blog over het opstellen van facturen

3. Geef je klant een duidelijk antwoord

Na je inleiding en de verplichte gegevens, bied je een oplossing op de vraag van je klant.

• Gebruik helder taalgebruik en wees niet te formeel.
• Bied een commercieel overtuigend voorstel.
• Geef je offerte een professionele look door je huisstijl en logo toe te voegen.
• Zet onderaan je sterktes nog eens in de verf, gebaseerd op de noden van je klant.

Stuur met Winfakt offertes in je eigen huisstijl

4. Bouw je prijsvoorstel ondubbelzinnig op

Een offerte is uiteindelijk vooral een prijsaanbod. Dit deel moet dan ook zo transparant mogelijk zijn.

• Geef niet alleen een prijslijst, maar licht je gebruikte tarieven ook toe.
• Verduidelijk wat in de prijs zit inbegrepen en wat niet.
• Deel je voorstel op in fases of onderdelen.
• Geef eventueel een korting en licht opnieuw toe waarom: omwille van getrouwheid of pakketprijzen.
• Verduidelijk of een bedrag geldt per uur, dag, maand of project.
• Zeg meteen of voorafbetaling nodig is en voeg de betreffende data toe.

5. Vergeet je offerte niet op te volgen

Een offerte is ook maar dat. Een document. Met klantgerichte opvolging maak je écht het verschil. Zeker wanneer je na een week nog geen bevestiging kreeg van je klant, check dan even of alles duidelijk is.

Klantenbinding wordt nog gemakkelijker als je er tijd voor kan maken. Die tijd vind je door je offertes snel en eenvoudig op te stellen met een gebruiksvriendelijk facturatieprogramma.

Ontdek de offertes en facturen van Winfakt

Vraag je gratis demo aan