Wat is e-facturatie?

Niet iedereen weet exact wat e-facturatie juist is en welke facturatiesoftware je daarvoor nodig hebt. Nochtans wordt deze vorm van factureren meer en meer standaard, zeker wanneer je zaken doet met grotere bedrijven of overheden. We geven je een snelcursus!

De eigenschappen van een e-factuur

Eigenlijk is het simpel: e-factureren is het versturen en ontvangen van elektronische facturen. Maar let op! Een elektronische factuur is niet hetzelfde als een factuur in pdf-formaat die je via mail aan je klant bezorgt.

Een factuur in pdf-formaat is in feite een papieren factuur – de info is immers niet op die manier gestructureerd dat die automatisch verwerkt kan worden.

Een e-factuur is GEEN:

• pdf-, Word- of Excelbestand,
• gescande factuur,
• geüploade factuur van een portaal,
• e-mail met een factuur in bijlage.

Wat dan wél het formaat van een e-factuur is?

• Elke factuur, op papier of elektronisch, is een boekhoudkundig document dat aan specifieke verplichtingen moet voldoen. Er moeten data op, volgnummers, btw-nummers, enzovoort.
• Een e-factuur bestaat uit een XML-bestand, opgemaakt in UBL – of Universal Business Language. Ze moet aangeleverd worden volgens de Europese PEPPOL-afspraken*. Geen paniek, je hoeft die taal of codering niet zelf te leren, jouw boekhoud- of facturatieprogramma doet dit voor jou.

Als een e-factuur correct is opgemaakt, vormt ze de kortste weg naar standaardisering, automatisering en efficiëntie.

* PEPPOL is een Europees kader voor de vereenvoudiging van de uitwisseling van facturen binnen de Europese Unie. Lees er hier meer over.

Als je de juiste facturatiesoftware gebruikt, zijn je e-facturen helemaal in orde volgende deze PEPPOL-norm.

De voordelen van e-facturatie

Met e-facturatie automatiseer je het volledige facturatieproces, van opmaak en verzending tot goedkeuring, boeking, betaling en archivering. Die manier van werken heeft heel wat voordelen.

1. Je bespaart tijd

Dankzij de automatisering van het hele proces, hoef je veel minder handelingen uit te voeren voor het opmaken, versturen en verwerken van je facturen. Bovendien komen ze rechtstreeks in de boekhouding van je klant terecht, zonder omwegen.

Door het wegnemen van die menselijke tussenkomst voor verificatie en invoering van gegevens, verzending, goedkeuren, en meer, win je dus heel wat tijd! Tijd om je business uit te bouwen of om uit te rusten – die keuze is aan jou.

2. Je wordt sneller betaald

Met een goede facturatiesoftware maak je jouw facturen heel snel en automatisch op, van zodra je goederen of services zijn geleverd. Ze belanden, zonder tussenfasen, in de juiste handen bij je klant: de boekhouding.

Daardoor worden ze ook sneller verwerkt en betaald, dat is logisch. De Vlaamse overheid spreekt zelfs over een snellere doorlooptijd van gemiddeld 10 dagen, als ze hun facturen elektronisch ontvangen.

3. Je maakt minder fouten

Elke e-factuur is gestandaardiseerd en gestructureerd. Het hele proces bestaat uit veel minder stappen dan bij papieren facturatie. Die combinatie verkleint de kans op fouten én dus ook de kans op discussie achteraf! Minder creditnota’s of vervelende telefoontjes naar klanten, dus.

Bovendien gaat elke e-factuur door een controleproces, waarin de IBAN, btw-nummers en andere info worden gecheckt. Daardoor vermijd je simpelweg dubbele facturatie of ‘spookfacturen’.

En last but not least, je facturen kunnen niet zoek raken in de post. Je volgt de volledige verzending gemakkelijk op en krijgt een waarschuwing als er toch problemen zijn met een document.

4. Je bespaart geld

Volgens een onderzoek aan de Universiteit van Hasselt bespaar je met een e-factuur tot wel 75% op de kosten van een niet-elektronische factuur. Dat is € 9 die je minder betaalt per factuur (met een gemiddelde kost van € 12,08).

Die kostenbesparing zit hem in print-, inkt- en portkosten, maar natuurlijk ook in arbeidskosten en tijdwinst.

5. Je integreert je software met andere systemen

Als op termijn al je klanten en leveranciers overschakelen op e-facturatie, dan kan je volledige keten geautomatiseerd worden. Door dus zelf op elektronische facturen in te zetten, zet je de deur open naar de integratie van jouw eigen facturatiesoftware en de systemen van andere bedrijven.

6. Je bent duurzaam en mee met je tijd

Door je facturen elektronisch te versturen verminder je niet alleen je papierverbruik maar ook CO₂-uitstoot die nodig is voor transport. Dat is goed voor het milieu, maar ook voor je profilering als onderneming. Het is een reden voor een e-mail naar je (potentiële) klanten, voor communicatie op sociale media of andere wegen om je imago te versterken.

Lees ook ons artikel ‘9 essentiële tools voor beginnende ondernemers’

Wie kiest er best voor e-facturatie?

Elektronisch factureren krijgt steeds meer de bovenhand op manuele of papieren facturen. Logisch, als je er al de bovenstaande voordelen op naleest. Maar is e-facturatie iets voor jouw onderneming of zaak?

• Als je vaak factureert aan de overheidssector, of dat nu federaal, lokaal of Europees is, dan is het slim om met e-facturen te werken. Elke aanbestedende dienst in Europa is immers in staat om elektronische facturen te verwerken. De kans op snelle uitbetaling is dan ook groter dan wanneer je een papieren factuur stuurt.
• Als KMO bespaar je tijd en geld wanneer je e-facturen verstuurt en ontvangt. Door hierin te investeren, verstevig je mogelijk je markpositie.
• Als zelfstandig ondernemer of zaakvoerder haal je in bijna elke sector voordeel uit e-facturatie. Alleen wanneer je voornamelijk aan particulieren factureert, maakt dat op dit moment weinig verschil. Op termijn zullen er ook voor gezinnen waarschijnlijk tools op de markt komen die e-facturatie toelaten, maar voorlopig staat dat nog in zijn kinderschoenen.

Eigenhandig je facturatie en administratie opvolgen?

Vraag je gratis Winfakt-demo aan