Top 12 fouten bij facturatie (en hoe ze te vermijden)
Het is niet je core business, maar facturen opstellen hoort nu eenmaal bij ondernemen. Door te snel en onzorgvuldig aan je facturatie te werken, riskeer je niet alleen cashflowproblemen, maar ook heuse boetes. Gelukkig is het niet zo moeilijk om deze 12 veelgemaakte facturatiefouten te vermijden.
Veelgemaakte fouten op facturen
1. De gegevens zijn fout of onvolledig
Je moet zowel van je klant als van jezelf de gegevens correct op de factuur plaatsen, volledig met adres en btw- en ondernemingsnummers.
Een tikfoutje is snel gemaakt en een factuur is ongeldig als de gegevens niet kloppen. Vergeet ook niet dat de officiële handelsnaam van een klant kan verschillen van de ‘roepnaam’.
Oplossing: Lees je factuur grondig na of zet de gegevens één keer juist in een facturatieprogramma dat ze automatisch invult.
2. Er staat geen rekeningnummer op de factuur
Een factuur is pas volledig als er een IBAN-nummer op staat vermeld. Je wil toch niet dat je klanten eigenhandig op zoek moeten naar jouw rekeningnummer? Want dan kan je lang op je centen wachten.
Oplossing: Zet je IBAN-nummer mee tussen de bedrijfsgegevens die je naar elke factuur kopieert.
3. Je vergeet belangrijke data te vermelden
Op je factuur moeten 3 belangrijke data vermeld staan:
- De verzenddatum - zodat de klant weet of de factuur tijdig bij hem is geraakt.
- De verkoopdatum - de datum van de overdracht van je dienst of product, of de laatste werkdag aan een project.
- De vervaldatum - of de uiterste betaaldatum van de factuur.
Als je deze data telkens op de factuur vermeldt, vermijd je achteraf discussies en verloopt het innen van de factuur een pak vlotter.
Oplossing: Gebruik een factuurtemplate waarin je duidelijk plaatsmaakt voor deze data.
4. Je factuur is niet herkenbaar
Je wil dat je klant meteen ziet van wie de factuur komt. Als je geen logo of vaste template gebruikt, mis je opnieuw een kans tot snelle uitbetaling.
Oplossing: Gebruik een facturatieprogramma waarin je jouw facturen kan personaliseren volgens je eigen herkenbare huisstijl.
Stuur snel herkenbare facturen met Winfakt
5. De omschrijving ontbreekt of is onduidelijk
Opnieuw: je wil dat je klant geen ogenblik twijfelt over de echtheid of correctheid van je factuur. Voeg daarom altijd een duidelijke omschrijving of referentie toe, zoals de productnaam, details over de geleverde dienst of een intern projectnummer van de klant.
Oplossing: Vraag je klant wat hij graag op de factuur vermeld ziet, in de plaats van zelf een referentie te verzinnen.
6. Het factuurnummer ontbreekt of is fout
Elke factuur heeft een uniek factuurnummer. Al jouw facturen hebben een duidelijk opvolgend factuurnummer, zoals 2021001, 2021002 ... 2021308. Zo kan de belastingdienst je boekhouding controleren op eventuele fraude of ontbrekende facturen. Het is dus niet alleen handig, maar ook wettelijk verplicht.
Oplossing: Gebruik facturatiesoftware die automatisch je factuurnummers invoert.
7. Het totaalbedrag is onduidelijk
Je klant wil weten hoeveel hij moet betalen en uit welke elementen dat factuurbedrag is opgebouwd. Let er bovenal op dat je het juiste btw-tarief gebruikt voor jouw diensten.
Oplossing: Maak een duidelijke opsplitsing op je factuur. Je klant moet in een oogopslag de eenheidsprijs zien, het aantal eenheden, de totaalprijs zonder btw, het gebruikte btw-tarief en het totaalbedrag inclusief btw. Gebruik opnieuw een glashelder opgebouwde template die geen interpretatie toelaat.
8. Je voegt onvoorziene kosten toe aan je factuur
Als je factuurbedrag hoger ligt dan je offerte of afspraak, is de kans groot dat je klachten krijgt of dat betaling uitblijft.
Oplossing: Het kan natuurlijk gebeuren dat de uiteindelijke prijs door omstandigheden hoger ligt dan wat je met de klant overeenkwam. Maak nooit een factuur op zonder eerst je klant te informeren over het hoe en waarom van deze meerprijs.
Fouten bij het factureren of de opvolging
9. Je verstuurt je factuur te laat of zelfs helemaal niet
Je zou ervan schrikken hoeveel ondernemers vergeten facturen te verzenden voor hun diensten. Ze zijn zo met hun zaak bezig, dat ze de betaling uit het oog verliezen. We hoeven je niet te vertellen dat je business zo niet lang kan overleven…
Oplossing: Verstuur je factuur meteen na oplevering van je dienst en maak het een onderdeel van je routine. Óf prik elke week een moment om de facturen van de afgelopen dagen op te maken en uit te sturen.
Met Winfakt heb je maar een paar minuten nodig om een factuur op te stellen
10. Je stuurt de factuur naar de foute contactpersoon
Als je een dienst levert aan een zelfstandig ondernemer kan er niet veel mislopen. Maar bij grotere bedrijven moet jouw factuur wel de weg vinden naar de juiste persoon binnen de organisatie.
Oplossing: Informeer vooraf goed wie je factuur moet goedkeuren en wie ze moet uitbetalen. Stuur je factuur naar de boekhouding, maar zet je contactpersoon duidelijk in de referentie, zodat de accountants weten wie de factuur heeft goedgekeurd.
11. Je stuurt geen herinneringen
Een foutloze factuur tijdig versturen is stap 1. De opvolging is stap 2. Als een klant niet betaalt voor de vervaldatum, stuur je best meteen een herinnering.
Oplossing: Gebruik een facturatieprogramma dat automatisch herinneringen stuurt wanneer een factuur te lang onbetaald blijft. Zo hoef jij je niets van de opvolging aan te trekken.
12. Je bewaart je facturen niet
Een overzichtelijk archief helpt je als succesvol ondernemer bij het bepalen van je bedrijfsstrategie en zorgt ervoor dat je voorbereid bent op eventuele controles.
Oplossing: Gebruik een facturatieprogramma dat jouw aan- en verkoopfacturen automatisch archiveert.
Een facturatieprogramma om fouten op je factuur te vermijden
Bijna alle 12 veelgemaakte facturatiefouten vallen op te lossen met de juiste partner en de gepaste facturatiesoftware. Een facturatieprogramma verdient zichzelf terug door de tijd die je wint, de snellere uitbetaling en de vlotte cashflow.
Ontdek zelf de voordelen van Winfakt