Peppol factureren

In de wereld van digitale facturatie hoor je steeds vaker de term Peppol vallen. Zeker voor bedrijven die zaken doen met overheden of andere organisaties binnen Europa, wordt Peppol steeds belangrijker. Maar wat is Peppol precies? En wat betekent het voor jouw facturatieproces binnen Winfakt Online? In deze blog leggen we het uit én beantwoorden we veelgestelde vragen.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een beveiligd, internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden op een gestandaardiseerde manier elektronische documenten zoals facturen met elkaar kunnen uitwisselen. Denk aan het als een digitale snelweg voor e-facturen, met duidelijke verkeersregels en identiteitscontrole.

Is Peppol dan zoals een UBL?

Niet helemaal. UBL (Universal Business Language) is een bestandsformaat voor elektronische facturen. Peppol is een netwerk dat o.a. UBL-facturen verzendt. Je zou kunnen zeggen: UBL is de taal waarin de factuur geschreven is, en Peppol is de postbode die het bezorgt.

Worden facturen, verstuurd via Peppol, ook automatisch naar de overheid gestuurd?

Nee. Facturen worden alleen naar de opgegeven ontvanger gestuurd. Als de overheid de ontvanger is, dan uiteraard wel. Maar verstuur je een factuur naar een ander bedrijf, dan komt die niet automatisch bij de overheid terecht.

Welke documenten kan je versturen via Peppol?

Via Peppol kun je meer dan alleen facturen verzenden. Ondersteunde documenten zijn o.a.:

• Facturen
• Creditnota's
• Bestelbonnen
• Leveringsbevestigingen

Binnen Winfakt Online zijn vooral facturen en creditnota’s de meest gebruikte documenten.

Hoe krijgt de ontvanger de verstuurde documenten via Peppol aan?

De ontvanger krijgt het document rechtstreeks in zijn eigen boekhoud- of ERP-systeem via zijn Peppol Access Point. In het geval van Winfakt Online wordt dit automatisch afgehandeld. Geen e-mails of pdf’s meer: het komt digitaal en direct binnen, klaar om verwerkt te worden.

Hoe kan de overheid controleren of mijn facturen via Peppol verstuurd zijn?

Elke factuur die via Peppol verzonden wordt, loopt via geregistreerde Access Points. De overheid (of andere instantie) kan aan de hand van logs en Peppol-ID’s nagaan of de verzending correct is verlopen. Winfakt Online zorgt voor de correcte registratie en verzending.

Krijg ik een bewijs van verzending van het verstuurde Peppol-factuur?

Ja. Binnen Winfakt Online ontvang je een verzendbevestiging wanneer een factuur succesvol via Peppol verzonden is. Die bevestiging dient als bewijs van verzending en bevat informatie zoals de verzenddatum, het documenttype en de ontvanger.

Kan ik als gebruiker nog steeds mijn factuur per e-mail versturen?

Ja, dat blijft mogelijk binnen Winfakt Online. Maar als jouw klant verplicht is tot e-facturatie via Peppol (zoals de overheid), dan moet je via Peppol versturen. Voor andere klanten kun je nog steeds factureren per e-mail.

Wat als mijn klant niet in orde is met Peppol?

Als jouw klant (nog) niet aangesloten is op Peppol, kun je in Winfakt Online de factuur per e-mail verzenden. Houd er rekening mee dat sommige klanten of overheidsinstanties enkel Peppol-facturen accepteren.

Kan ik een bijlage toevoegen aan een Peppol-factuur?

Ja. Binnen Winfakt Online kun je bijlagen toevoegen aan je facturen, zoals een pdf-kopie of onderliggende documenten. Deze worden mee verzonden via het Peppol-netwerk, indien ondersteund door de ontvanger.

Wat als ik een factuur NIET via Peppol verstuur?

Dan wordt deze via een alternatieve methode bezorgd (zoals e-mail), maar je verliest wel de voordelen van automatische verwerking, ontvangstbevestiging en wettelijke conformiteit. Vooral bij overheidsklanten kan dit tot weigering leiden.

Kan ik een factuur die nog niet is verstuurd via Peppol nog aanpassen?

Ja. Binnen Winfakt Online kun je een factuur volledig aanpassen zolang ze nog niet verzonden is via Peppol. Pas wanneer de factuur verzonden wordt, wordt deze vergrendeld.

Kan ik een factuur die via Peppol is verstuurd nog aanpassen?

Nee. Eens een factuur via Peppol verzonden is, kan deze niet meer gewijzigd worden. Als je een fout opmerkt, moet je een creditnota aanmaken en vervolgens een nieuwe, correcte factuur opstellen.

Kan ik een factuur die via Peppol is verstuurd nog wissen?

Nee. Verzonden facturen via Peppol kunnen niet verwijderd worden. Dit is bewust zo geregeld om de transparantie en juridische betrouwbaarheid van het netwerk te garanderen. Correcties gebeuren steeds via creditnota's.

Conclusie
Peppol-facturatie via Winfakt Online biedt een veilige, snelle en wettelijk conforme manier van digitaal factureren. Door Peppol te integreren in je facturatieproces, zeker voor klanten binnen de overheid, ben je klaar voor de toekomst van e-invoicing. Peppol is gratis voorzien in alle versies.