Nooit meer deadlines of budgetten overschrijden
Overschrijding van de vooropgestelde planning of budgetten zijn de grootste oorzaken die bedrijven aangeven voor gefaalde projecten. Hoewel deze factoren niet allesbepalend hoeven te zijn, hebben de timing en beschikbare middelen altijd een grote invloed op het traject. In dit artikel ontdek je hoe je die valstrikken vermijdt.
Het probleem van overschreden deadlines en budgetten
Begrijp ons niet verkeerd: een project dat buiten zijn timing en budget treedt, hoeft geen probleem te zijn. Als jij en de opdrachtgever op dezelfde lijn zitten, kijken jullie waarschijnlijk nog steeds vol trots en tevredenheid op het traject terug. Voor de ene klant zijn een strakke planning en streng budget dan ook belangrijker dan voor een andere. In je eigen bedrijf zal er bijvoorbeeld meer begrip zijn voor onverwachte omstandigheden dan wanneer je een opdracht voor de overheid uitvoert.
Maar hoewel je dus ook tevreden kan zijn over het verloop, ongeacht de tijds- of budgetoverschrijdingen, blijven het belangrijke factoren om het succes van een project te meten. Factoren waar je liever niet tegen zondigt.
Een goede planning van bij het begin
Het is vaak moeilijk om in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt om een taak te volbrengen, zeker als je er nog niet veel ervaring mee hebt. Gelijkaardige, voorgaande taken geven wel een indicatie, maar er kunnen altijd complicaties optreden. Volg daarom deze richtlijnen:
- Wat je in eerste instantie aan de klant verkoopt, moet haalbaar zijn. Durf dus nee zeggen als een voorgestelde tijdspanne te kort is. Als je die onvermijdelijk overschrijdt, ben je nog verder van huis.
- Bouw voldoende marge in om je voor te bereiden op onvoorziene problemen: een paar dagen voor kleine taken en een paar weken voor werk van langere termijn. En als je die buffer achteraf gezien niet nodig had, is dat nog altijd beter dan je deadline overschrijden. Je opdrachtgever zal blij verrast zijn dat je iets vroeger kan opleveren dan voorzien.
- Er bestaat vandaag een heel arsenaal aan digitale tools dat je kan helpen een planning op te maken, je uren bij te houden, projecten te beheren... Die maken je projecten vanzelf een stuk overzichtelijker.
Ook facturatieprogramma’s zijn een handige tool. Ontdek er meer over.
Hoe bepaal je het juiste budget?
Als je planning buiten zijn oevers treedt, volgt het budget vaak snel. Nood aan meer tijd betekent namelijk ook meer werkuren en de betaling daarvan komt (onrechtstreeks) bij je opdrachtgever terecht. Een fout in de planning, iets dat opnieuw gedaan moet worden… Er zijn legio redenen waarom je meer financiële middelen nodig hebt. En hoe groter het project, hoe groter het probleem.
Het is vooral belangrijk om er tijdig op in te spelen. En dat doe je met risicomanagement:
1.Stel een risicoanalyse op
Beschrijf de potentiële bedreigingen van het project op voorhand in een risicoanalyse. Dat hoeft niet ontzettend nauwkeurig. Zolang je maar op de hoogte bent van de mogelijke drempels, want zo kan je extra waakzaam blijven rond de periode dat ze zich kunnen voordoen.
2.Maak het geheel behapbaar
Wanneer je de risico’s kent, volgt de tweede stap: reserves inbouwen voor wanneer ze zich voordoen. Daarvoor kijk je opnieuw naar je planning. Die deel je op in verschillende stukken. Het is namelijk makkelijker om per stuk een budget te bepalen dan voor een heel traject.
3.Complexe projecten plan je op korte termijn
Zit je met een project van lange duur? Pak het dan stap voor stap aan. Maak bijvoorbeeld nog geen gedetailleerde planning voor wat volgend jaar pas aan bod komt, want dan heb je geen ruimte voor onvoorziene omstandigheden.
Hoe duidelijker het zicht op je planning, hoe makkelijker je dus een budget kan bepalen.
Zo word jij de ideale projectmanager
Of je nu op zoek bent naar advies om je rol als leidinggevende beter te vervullen of jouw taak als werknemer binnen een groot project goed uit te voeren, met deze trucjes maakt iedereen van zijn project een succes.
- Zorg voor een duidelijk einddoel en breng iedereen daarvan op de hoogte. Het gaat allemaal een stuk rapper als alle deelnemers weten waar ze naartoe moeten werken.
- Bouw op de weg daarnaartoe ook verschillende mijlpalen in, elk met hun eigen deadline. Dat zijn handige momenten om je successen te vieren én de stand van zaken te bekijken. De mijlpalen geven namelijk een goede indicatie van de algemene vooruitgang van het project en zijn ideale momenten om te overleggen met de opdrachtgever.
- Zorg tijdens het traject ook voor voldoende check-ups: Welke obstakels zijn er? Hoe kan je het je team makkelijker maken? Moet het plan gewijzigd worden? Ga in gesprek met alle medewerkers om een volledige stand van zaken te krijgen en vergeet ook niet je eigen vooruitgang te evalueren.
Maar alles staat of valt met een goede communicatie
Zowel tussen jou en je team of leidinggevende, als met je opdrachtgever. Zorg dat iedereen op de hoogte is van wie wat precies doet en welke termijn erop staat. En ziet het er toch naar uit dat je het vooropgestelde budget of de deadline niet haalt? Laat dat dan tijdig weten aan je opdrachtgever, zodat die ook voorbereid is om de problemen op te vangen. Of misschien heeft die wel een oplossing…
Budgetbeheer begint met een gestructureerde boekhouding.