Hoe stel je algemene verkoopsvoorwaarden op?

Verkoopsvoorwaarden opstellen is een kunst die je heel wat geld en kopzorgen kan besparen. Door duidelijkheid te scheppen in je verkoopovereenkomsten ben je namelijk ingedekt voor conflicten. We helpen je graag een handje bij het opstellen van jouw verkoopsvoorwaarden, zodat je niets over het hoofd ziet.

Het belang van duidelijke verkoopsvoorwaarden

De juiste voorwaarden maken het verschil tussen een geslaagde verkoop en een rechtszaak. Ze bouwen een juridisch kader dat bepaalt hoe de interactie tussen jou en je klant eruitziet en welke rechten en plichten daaraan vasthangen. De verkoopsvoorwaarden zijn dan ook ‘the place to be’ in geval van conflicten.

Je bent als zaakvoerder niet verplicht om verkoopsvoorwaarden op te stellen, maar we raden je toch aan om die stap niet zomaar over te slaan. Anders valt de overeenkomst onder de regelgeving van het Burgerlijk Wetboek. Dat is op zich geen slechte basis, maar ze is niet afgestemd op jouw specifieke situatie.

Bij ondernemerschap komt steeds meer kijken.

Ontdek hoe het landschap veranderd is en hoe je daarin te werk gaat.

Algemene voorwaarden, hoe begin je eraan?

Helaas bestaat er geen one-size-fits-all-oplossing. Inspiratie opdoen bij je concurrenten mag, maar neem nooit zomaar hun hele document over. De kleine lettertjes zullen er voor jouw situatie namelijk altijd anders uitzien. Volgende tips helpen je alvast op weg om je eigen verkoopsvoorwaarden op te stellen:

De basisregels

Bovenal moeten je verkoopsvoorwaarden duidelijk zijn:

Kies een eenvoudig, makkelijk leesbaar lettertype.
Zorg dat voorwaarden beschikbaar zijn in een taal die de andere partij ook begrijpt. In België is dat meestal Nederlands of Frans, maar een Engelse of Duitse versie is ook een goed idee.
Gebruik steeds duidelijke, eenvoudige taal en formuleringen, zodat geen enkele voorwaarde verkeerd begrepen kan worden.
Valideer je clausules en onderzoek de wettelijke bepalingen die al bestaan. Als jij iets anders zegt, is dat niet alleen verwarrend, maar ook oneerlijk en dan loop je het risico dat een rechter de clausule schrapt. Je mag bijvoorbeeld geen kortere garantietermijn kiezen voor een defect product dan twee jaar.

Handige clausules voor je verkoopsvoorwaarden

1.Het toepassingsgebied:

Op welke partijen zijn de algemene voorwaarden van toepassing en over welke overeenkomst gaat het precies?

2. Controle over je verkoopsvoorwaarden:

Met een clausule rond ‘uitsluiting van de eigen algemene voorwaarden van je klant’ verzeker je dat het jouw voorwaarden zijn die gelden.
In geval van langdurige samenwerkingen is ‘eenzijdige wijziging’ een handige clausule. Zo verzeker je dat jij de voorwaarden op elk moment kan aanpassen, zonder dat je klant daar iets over te zeggen heeft.

3. Prijs en betaling:

Hoe lang zijn je offertes geldig? Hoe en wanneer kan een klant een bestelling annuleren? Hoe zien de betalingstermijn en -modaliteiten eruit: betaalt je klant in één keer het volle bedrag, een voorschot of is gespreide betaling mogelijk? Ook de volgende clausules kunnen het hele proces verduidelijken en in jouw voordeel doen kantelen:

Clausules rond de prijsbepaling leggen vast welk btw-tarief je aanhoudt en wie de verantwoordelijkheid draagt voor kosten die buiten de offerte vallen. In het geval dat je je prijsvoering tussentijds aanpast, specificeer je dat ook best in je verkoopsvoorwaarden.
In de clausules rond schadevergoedingen en verwijlintresten bepaal je hoeveel de schadevergoeding bedraagt (standaard 8%, maximaal 12%) en of er sprake is van voorafgaande ingebrekestelling. Kortom: of jij je klant al dan niet dient te verwittigen voor de boete en hoeveel die bedraagt.

4. Levering en overmacht:

Leg de leveringsvoorwaarden en -termijnen vast en bepaal wie de risico’s draagt. Gaat er iets mis, maar is er sprake van overmacht? Dan leg je best vast dat je klant in dat geval geen schadevergoeding ontvangt. Maar vergeet niet om ook ‘overmacht’ concreet te definiëren.

5. Eigendom van producten en intellectuele rechten:

In een clausule rond eigendomsvoorbehoud verzeker je dat jij de rechtmatige eigenaar blijft van de producten uit de verkoopovereenkomst tot de betaling volledig is afgerond. Ook voor de persoonsgegevens moet je de eigendomsrechten specifiëren: waarvoor worden ze gebruikt en hoe lang bewaar je ze?

Als je liever geen gevoelige informatie ziet uitlekken, kies je best ook voor een geheimhoudingsclausule. Daarin leg je vast welke informatie vertrouwelijk is en dat je klant die niet mag kopiëren of delen met derden. Als je dat nodig vindt, kan je hier ook uitleggen dat je klant geen aparte samenwerking mag aangaan met je personeel of partners.

6. Klachten en contractbreuk:

Hoe en binnen welke termijn moet je klant zijn klachten kenbaar maken? Leg daarbij ook vast welke rechtbank bevoegd is om over problemen te oordelen, om te vermijden dat je onverwachts voor een buitenlandse rechtbank moet verschijnen.

In geval van contractuele wanprestatie - als één van beide partijen de verbintenis niet nakomt - is het ook belangrijk om te weten om welke redenen je het contract kan stopzetten en hoe dat administratief geregeld wordt.

Bespreek je clausules altijd met een jurist. Die weet het beste of jouw bepalingen overeenkomen met die van de wet en steek houden in een rechtszaak - al zorgen duidelijke verkoopsvoorwaarden er gelukkig voor dat het meestal niet zo ver komt.

Heb je naast een jurist ook een boekhouder nodig?

Geldig onder twee voorwaarden

Als je veel werk hebt gestoken in het opstellen van je verkoopsvoorwaarden, wil je ze natuurlijk ook zonder problemen kunnen toepassen. Twee criteria bepalen of jouw verkoopsvoorwaarden daadwerkelijk tegenstelbaar zijn - dat wil zeggen ‘geldig en bindend’.

Breng je klant tijdig op de hoogte

De klant moet de mogelijkheid hebben om de verkoopsvoorwaarden tijdens het verkoopproces te bekijken. Verwijs dus duidelijk naar de algemene voorwaarden doorheen het verkoopproces en lever dat document liefst zo snel mogelijk mee, bijvoorbeeld bij je eerste offerte - dus niet pas wanneer de klant al betaald heeft.

2. Wacht op een teken van aanvaarding

De klant moet de verkoopsvoorwaarden aanvaarden. Dat kan door een handtekening te zetten of het vakje ‘Ik aanvaard de algemene voorwaarden’ aan te kruisen of zelfs door stilzwijgende aanvaarding. Daarbij wordt het gebrek aan betwisting van de voorwaarden gezien als een akkoord.

Let op: Consumenten worden doorgaans beter beschermd dan verkopers. Stilzwijgende aanvaarding is bijvoorbeeld een krachtiger argument in een B2B-context dan in een B2C-overeenkomst. We raden je dus aan om toch steeds expliciet om goedkeuring te vragen.

Winfakt maakt het je gemakkelijk

Zijn je verkoopsvoorwaarden klaar? Voeg ze dan eenvoudig toe aan je document, als aparte bijlage of aan je mailbericht. In Winfakt kan je ook aparte voorwaarden toevoegen per soort document. Kijk zelf hoe makkelijk het is.

Je volledige boekhouding op orde?

Vraag je gratis Winfaktdemo aan