Hoe maak je een factuur op?

Als ondernemer is het je wellicht niet om papierwerk te doen, maar het hoort er nu eenmaal bij. Facturen zijn daar een belangrijk onderdeel van. Omdat ze ook gebruikt worden als bewijsstuk voor de btw, zijn ze aan heel wat regels onderworpen. In dit artikel overlopen we hoe je een factuur juist opstelt en voor welke valkuilen je aandachtig moet zijn.

Voor welke klanten heb je een factuur nodig?

Het is niet omdat je zelfstandige bent dat je voor elk verkocht product of geleverde dienst een factuur moet opstellen. Dat is vooral het geval bij professionele verkoop, wanneer je als btw-plichtige verkoopt aan andere btw-plichtigen -  bedrijven, vzw’s, zelfstandigen en overheden. Voor verkoop of diensten aan particulieren is facturatie doorgaans niet nodig, al bestaan er wel enkele uitzonderingen:

• Verhuisdiensten
• Werken aan onroerend goed en levering van bouwmaterialen
• Verkoop van aanhangwagens, vliegtuigen, jachten, plezierboten en wagens met een cilinderinhoud van meer dan 48 kubieke centimeter
• Verkoop op afstand in de vorm van webshops, beurzen of homeparty’s
• Verkoop op afbetaling

Wanneer moet je factureren?

Wettelijk ben je verplicht om je factuur ten laatste op de vijftiende werkdag van de maand te versturen, nadat je de producten of diensten hebt geleverd. De btw heeft daarin zijn eigen ritme. Die is opeisbaar in dezelfde maand of het kwartaal waarin je de producten of diensten leverde - afhankelijk of je met maand- of kwartaalaangiftes werkt. Die moet je dus ook doorstorten via de btw-aangifte in diezelfde maand of dat kwartaal.

Een concreet voorbeeld:

Ingrid is zelfstandige en bouwt websites voor kmo’s. Begin maart stuurt ze haar nieuwe klant een voorschotfactuur voor zijn opdracht: een webshop voor een chocolatier. Die werd betaald op 20 maart. Omdat Ingrid met maandaangiftes werkt, stort ze de btw door in dezelfde maand. Op 25 maart is Ingrid klaar met haar werk en levert ze de webshop over aan de klant. Ze heeft dan tot 15 april tijd om haar factuur aan de chocolatier te bezorgen.

Te late facturatie heeft geen effect op je betaling: het document blijft geldig en je klant moet nog steeds betalen - al riskeer je daarmee wel een administratieve of fiscale sanctie. Je administratie tijdig onder handen nemen, is dus de boodschap.

TIP: Laat je facturatie niet aanslepen, maar kies een vaste dag aan het begin van de maand om je administratie meteen op orde te stellen. Zo ben je zeker dat je ze niet vergeet en creëer je goede betaalgewoonten bij je klanten.


8 tips om je facturen op tijd betaald te krijgen

Welke gegevens zijn verplicht?

Zorg dat de volgende gegevens op elke factuur terugkomen. Ze zijn wettelijk verplicht en kunnen je problemen opleveren als je ze niet in het document opneemt.

• Jouw bedrijfsgegevens
  Dat zijn jouw bedrijfsnaam, de rechtsvorm (vereniging, bv, nv, coöperatie), het adres, je bankrekeningnummer, btw-nummer en eventueel het gerechtelijk arrondissement waar je onder valt.

• De gegevens van de klant
  Identificeer de bestemmeling van de factuur aan de hand van zijn naam, adres en btw-nummer.

• De producten of diensten die geleverd werden
  Zorg voor een duidelijke beschrijving, het aantal, over welke termijn ze geleverd werden en vermeld de eenheidsprijs (per werkuur, per stuk, per meter).

• De factuurdatum en de leverdatum van je product

• Het volgnummer van de factuur
  In principe moet de nummering van je facturen ononderbroken oplopen, al hoef je niet bij 1 te beginnen.

• De uiterste betaaltermijn
  Die bepaal je zelf binnen een wettelijk kader. Voor facturatie aan andere ondernemers mag die ten laatste dertig dagen na ontvangst liggen. Voor privépersonen is er geen vaste termijn, maar hanteren we een 'redelijke' termijn die doorgaans rond de één à twee weken ligt.

• De prijs
  Vermeld de maatstaf van heffing (het totaalbedrag exclusief btw), het btw-tarief, de totale btw en de totaalprijs (de maatstaf en btw opgeteld). Ook kortingen worden beschreven op de factuur die trek je steeds af van het totaalbedrag, exclusief btw. Als je bepaalde producten of diensten gratis hebt geleverd, zet je dat beter niet op de factuur. Zo vermijd je dat je zelf opdraait voor de btw.

Welk btw-tarief moet ik gebruiken?

Daarnaast zijn er nog een paar gegevens die je niet verplicht hoeft te vermelden, maar die wel aan te raden zijn. Te veel info is altijd beter dan te weinig: je klant is geïnformeerd en jij kan steeds terugverwijzen naar de factuur bij conflicten. Om die reden maak je facturen ook altijd op in tweevoud: zowel jij als je klant beschikken over een exemplaar waarop ze dezelfde informatie terugvinden.

• Het woord ‘factuur’ als titel

Je schept duidelijkheid over welk document de klant in handen heeft en lost de verwachtingen in.

• Jouw algemene verkoopsvoorwaarden

Die kan je er als bijlage bijvoegen of in kleine lettertjes onderaan zetten.

Foutje gemaakt?

Een van de verplichte gegevens vergeten? Of iets verkeerd aangeduid? Vermijd een administratieve boete en stel een creditnota op: daarmee corrigeer je een vorige factuur door het bedrag te verlagen of kwijt te schelden. Voeg daar nog de correcte factuur aan toe en alles is in orde.

Zo schrijf je een overtuigende offerte

Belangrijke regels voor facturen - Nog vragen?

Mijn klant spreekt geen Nederlands, wat nu?

Facturen moet je altijd opstellen in de taal van het gebied waar jouw bedrijf gevestigd is. In Vlaanderen is dat Nederlands, in Wallonië is dat Frans en in Brussel mag je kiezen. Hoewel een anderstalige klant dus altijd een document zal ontvangen in een taal die hij niet begrijpt, mag je er wel steeds een vertaling van de factuur bijvoegen.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

Facturen moet je tenminste zeven jaar bewaren voor het geval je plots gecontroleerd wordt. Deze documenten spelen namelijk een rol voor de personenbelasting, de vennootschapsbelasting en btw. In uitzonderlijke gevallen moeten facturen langer bewaard worden. Werk je bijvoorbeeld als aannemer of architect? Dan kan die bewaartermijn oplopen tot vijftien jaar.

Wanneer verjaren facturen?

Over het algemeen kan je een onbetaalde factuur tot tien jaar na de geleverde diensten invorderen – op voorwaarde dat je voldoende actie hebt ondernomen om de betaling te regelen. Anders vervallen de schulden.

• Als je zaken doet met particulieren en er werd geen geschrift gemaakt, verjaart de factuur al na één jaar. Zorg dus steeds dat je er op tijd bij bent om openstaande betalingen te vermijden.
  

Mag ik facturatiekosten aanrekenen?

Alleen als je niet wettelijk verplicht bent een factuur op te stellen, maar je klant er toch om vraagt. Voor verplichte facturen zijn extra kosten niet toegestaan.

Mag mijn factuur afwijken van de offerte?

Als je halverwege het werk van aanpak moet veranderen, waardoor je diensten een week langer in beslag nemen, is het onrealistisch dat je die extra werkuren gratis levert. Maar wat zegt de wet?

“Een offerte moet opgemaakt worden in de context van de algemene voorwaarden.”

Zolang je in de algemene voorwaarden van je verkoop of diensten dus duidelijk aangeeft in welke gevallen de factuur nog kan verschillen van de offerte, zit je goed. Met de ondertekening van een offerte, gaat de klant namelijk ook akkoord met die voorwaarden.

Kan het ook makkelijker?

Zo, je bent nu helemaal mee met de basics! Maar elke keer opnieuw beginnen, dat blijft wel een gedoe. Met Winfakt maak je eenvoudig één factuur die je steeds als template kan gebruiken voor andere klanten.

Snel je facturen opmaken zonder fouten?

Vraag je gratis Winfaktdemo aan