Het beste advies voor de jaar(af)rekening

Aan het einde van het boekjaar zit menig bedrijfsleider met de handen in het haar. De jaarafrekening is een document dat van elke ondernemer veel tijd en denkwerk vraagt. Met deze tips gaat dat hele proces een stuk vlotter.

De jaarafrekening, wat is dat eigenlijk?

Als bedrijf ben je verplicht om aan het einde van het boekjaar een jaarafrekening te maken. In dit financiële verslag beschrijf je alle zakelijke en financiële activiteiten van het afgelopen jaar. Dit rapport bestaat uit vier delen:

De balans: Dat is het overzicht van het eigen vermogen, de schulden en bezittingen van het bedrijf en hun waarde.
De resultatenrekening of winst- en verliesrekening: Hierin leg je de kosten en opbrengsten van het hele jaar vast.
De sociale balans: Als je werknemers in dienst heb, moet je ook alle informatie over het verloop, de cijfers en opleidingen doorheen het jaar verzamelen.
De nodige toelichting bij elk van deze documenten.

Tegenwoordig ben je verplicht om de jaarafrekening elektronisch te bezorgen aan de Nationale Bank van België. Dat is heel wat minder gedoe dan toen we nog een fysiek exemplaar per post moesten opsturen. Je betaalt er nog wel neerleggingskosten voor, afhankelijk van de manier waarop je de jaarrekening doorstuurt (€ 53,60 voor een xbrl-bestand en ruim het dubbele voor een pdf). Daarna ontvang je een bewijs dat je je jaarafrekening hebt afgeleverd, voor als de fiscus daarnaar vraagt.

In principe is ieder bedrijf verplicht de jaarafrekening te maken, net als stichtingen, verenigingen, vennootschappen en andere vormen van economische samenwerkingen. Niet zeker in welke categorie jij valt? Kijk het hier nog eens na.

Zelfstandigen, freelancers en eenmanszaken zijn vrijgesteld van deze verplichting – al zijn er verschillende redenen waarom vrijwillig een jaarafrekening opstellen toch een goed idee is.

Waarom zou je een jaarrekening maken?

Voor de meeste bedrijven legt de FOD Financiën de jaarafrekening op als verplichting, maar daar is een goede reden voor: een goed georganiseerde boekhouding maakt het een stuk gemakkelijker als je snel informatie moet terugvinden. In geval van conflicten of vergissingen is er dus altijd papierwerk om op terug te vallen. Daarnaast heeft de jaarafrekening nog enkele interessante voordelen:

De balans en de resultatenrekening zou je sowieso moeten opmaken, want die heb je nodig om je belastingaangifte te doen. Dat zijn dus twee vliegen in één klap.
De jaarafrekening geeft je waardevolle inzichten in de financiële gezondheid van je bedrijf en waar de pijnpunten liggen.
Met een succesvolle jaarafrekening heb je een krachtig instrument in handen om de bank te overtuigen van een nieuwe lening.

Tips voor een vlotte jaarrekening

1. Een goede voorbereiding begint al in het jaar

Lees je dit artikel pas wanneer de jaarafrekening al dichtbij komt? Laat dit dan een les zijn voor volgend jaar. Door je boekhouding al doorheen het jaar goed bij te houden, vermijd je dat je aan het einde van het jaar met verloren papieren zit.

Dat is natuurlijk niet de leukste taak, maar wel een belangrijke. Probeer er dus een gewoonte van te maken. Kies een vast moment in de week om je met je administratie bezig te houden, zodat ze altijd up-to-date is.

Een slechte voorbereiding heeft twee grote nadelen:

Ofwel zit je tijdens de feestdagen met een berg administratiewerk dat je ervan weerhoudt om gewoon mee te genieten.
Ofwel eindig je met een stevige rekening van je boekhouder omdat die alles zelf moet samen puzzelen.

2. Maak voldoende tijd vrij

Ook met een goede voorbereiding vraagt het opstellen van de jaarafrekening wel wat tijd. Zorg dus dat je er tijdig aan begint. In het algemeen moet de jaarafrekening ingeleverd worden 7 maanden na de afsluiting van het boekjaar en 30 dagen na de goedkeuring door de Algemene Vergadering. Een te late neerlegging zorgt voor hoge tarieven en een onvolledige aangifte voor de vennootschapsbelasting.

Elke vennootschap is verplicht jaarlijks, binnen de zes maanden na de afsluiting van het boekjaar, een algemene vergadering te organiseren voor alle bestuurders. Een van hun taken is om op dat moment de jaarafrekening goed te keuren.

3. Kijk het allemaal nog eens na

Je werk is nog niet afgelopen als het document klaar is. Een kommafoutje kan namelijk grote gevolgen hebben. Kijk daarom alles nog eens van begin tot einde na voor je het document doorstuurt voor de officiële neerlegging.

Blijkt de jaarafrekening na de neerlegging toch nog een foutje te bevatten? Geen paniek, dan kan je die nog corrigeren – al blijft de oorspronkelijke neerlegging nog wel geldig. Hoe je dat doet, hangt af van het soort fout:

Gaat het om een fout die door andere gegevens in de jaarrekening nog wel duidelijk is? Dan mag je wachten tot de volgende jaarafrekening om dit te vermelden.
Gaat het om een wezenlijke fout (die dus niet duidelijk is door de andere gegevens)? Dan vraagt de Nationale Bank om die binnen de twee maanden na neerlegging recht te zetten.

Elk blad van de verbeterde jaarrekening moet bovenaan het woord ‘verbetering’ vermelden. Ook voor deze nieuwe versie van het document betaal je neerleggingskosten (€ 150,89).

4. Kies de juiste software

In principe kan je de jaarafrekening gewoon opstellen in Word of Excel, maar daarbij moet je alles nog helemaal zelf doen. Kies je daarentegen voor software die je ook doorheen het jaar helpt om je papieren op orde te houden, dan heb je een stapje voor. Je vindt alle belangrijke documenten op één plaats terug en kan ze daarom makkelijk overzetten naar je jaarrekening.

Met Winfakt beheer je al je facturen. Bovendien kan je met dit programma vanzelf je balans en resultatenrekening opvragen. Dat zorgt voor een enorme voorsprong bij het opstellen van de jaarafrekening van je bedrijf.

Wil je weten waar Winfakt nog meer bij helpt?

Vraag je gratis Winfaktdemo aan