Het belang van klantenbeheer en een goed CRM-systeem

“Snel een telefoontje naar mijn klant, maar wat is het nummer weer?”

“Oei, visitekaartje verloren. Waar vind ik dan het btw-nummer?”

“Ik zou zweren dat het leveringsadres ergens op mail stond...”

Als ondernemer zijn er tal van momenten dat je de gegevens van je klanten in een ogenblik nodig hebt. Een goede klantenlijst kan je daarbij heel wat kopzorgen besparen. Ontdek de voordelen van klantenbeheer en hoe ver je ermee kan gaan.

Waarom heb je een klantenlijst nodig?

Heb jij een georganiseerd systeem om de informatie van je klanten bij te houden? Dan doe je al aan klantenbeheer. Concreet stel je dus een klantenlijst op met namen, adressen, contactgegevens, btw-nummers... Kortom: alle informatie die jij belangrijk vindt om snel bij de hand te hebben.

“Ah ja, welke ondernemer doet dat niet?” - Daar zou je nochtans van opkijken, want het is eigenlijk perfect mogelijk om een succesvol bedrijf te runnen zonder klantenlijst. Maar als je van in het begin een duidelijke klantenlijst opstelt, ben je al een stap vooruit. Als je onderneming het goed doet, komt er een dag dat een klantenlijst onmisbaar wordt. Dan zal je blij zijn dat je niet hoeft te graven in oude facturen, je mailbox ondersteboven moet keren of het internet afschuimen op zoek naar alle informatie.

De voordelen van een klantenlijst

Je bent voorbereid op groei.
Alle gegevens zijn snel toegankelijk op één centrale plaats.
Iedere werkgever kan de informatie terugvinden.
Je hebt meteen een volledige lijst van ontvangers als je bijvoorbeeld een nieuwsbrief of eindejaarsactie wil opzetten.

Een aparte lijst van je leveranciers?

Dat hangt ervan af. Zijn sommige van je leveranciers ook klanten? Dan doe je dat beter niet. Als er iets verandert in hun gegevens moet je dat in twee lijsten aanpassen en dat geeft alleen maar meer kans op fouten. Zet ze liever in hetzelfde bestand met de extra verduidelijking of het om een klant, leverancier of beide gaat.

Ben je er zeker van dat je beide werelden compleet gescheiden kan houden? Dan is het wel een optie.

Klantenbeheer is meer dan een database

Een klantenlijst is maar één vorm van klantenbeheer of CRM (Customer Relationship Management). Dit systeem helpt je alvast om snel informatie op te halen, maar je kan er ook een programma aan koppelen dat die gegevens meteen gebruikt voor offertes en facturatie. Nog een stap verder? Bewaar dan alle informatie die je helpt om je klant beter te leren kennen:

Waar bevindt de klant zich in het aankoopproces?
Hoe ziet zijn aankooppatroon eruit?
Wat zijn de behoeften en verwachtingen?
Hoe verliep het laatste contact?
In welke fase haken de meeste klanten af?
...

Door deze informatie bij te houden, leer je jouw klanten écht kennen en dat geeft veel marketingmogelijkheden:

Het geeft je inzicht in de kooppatronen van je klanten, waardoor je doelgroepen kan opzetten en doelgerichte acties ondernemen om hen aan te spreken.
Op basis van de fase in het koopproces waarin je klant zich bevindt, weet je wat de volgende stap is en hoe je hen op maat kan helpen.
Door voldoende informatie bij te houden kan je voorspellingen doen.

Zo kan je klanten een betere service garanderen en duurzame relaties opbouwen. Je kiest zelf hoe ver je hierin gaat, maar klantenbeheer kan zo veel meer zijn dan een lijst met namen. Je kan er allerlei marketingvoordelen uit halen.

Tips om je facturen op tijd betaald te krijgen.

Hoe introduceer je een CRM-systeem?

Het allerbelangrijkste om te garanderen dat je alle vruchten plukt van je nieuwe systeem, is dat iedereen in je bedrijf mee is. Wanneer de helft van je medewerkers het beheersysteem gebruikt en de andere helft nog rekent op oude paperassen of hun goede geheugen, weet je op de duur niet meer waar je welke klant kan terugvinden. Doe daarom voldoende onderzoek en betrek ook je personeel daarin, zodat zij van bij de start weten wat er gebeurt en waarom.

Stap 1: Onderzoek waar het fout loopt en wat daar de gevolgen van zijn. Zo krijg je een duidelijk beeld van wat je precies moet verbeteren.

Stap 2: Zet deze resultaten om in duidelijke doelen: Wat wil je precies verbeteren en welke informatie moet je daarvoor opnemen in het CRM-systeem?

Stap 3: Kies je software. Kijk vooral naar programma’s die bieden wat jij nodig hebt én die gemakkelijk zijn om te gebruiken. Dat zal je ook helpen om je medewerkers te overtuigen om over te schakelen op dit nieuwe systeem.

Let op: Je denkt misschien meteen aan Excel, maar dat is geen one-size-fits-alloplossing. Het lijkt misschien het meest logische programma, omdat vrijwel iedereen ermee kan werken, maar naarmate je bedrijf groeit, zal je op steeds meer limieten botsen. Bovendien biedt een goed programma ook andere mogelijkheden (automatisch factureren, offertes opstellen, stockbeheer...) die je met Excel misloopt.

Stap 4: Geniet van een ordelijke klantenlijst en de vele voordelen die daarmee gepaard gaan.

Tijd voor beter klantenbeheer

Een duidelijk CRM-systeem bespaart je heel wat tijd. En met de juiste softwarekeuze geniet je ook van allerlei handige extra’s. Winfakt helpt je ook eenvoudige factureren en orde scheppen in je boekhouding.

Zelf eens proberen?

Vraag je gratis Winfaktdemo aan