Heb ik een boekhouder nodig?

Heb je als eenmanszaak of vennootschap nog een boekhouder nodig nu je met facturatiesoftware en boekhoudprogramma’s eenvoudig zelf je administratie opvolgt?

Het is niet verplicht om een boekhouder onder de arm te nemen voor je administratie als zelfstandige, eenmanszaak of zaakvoerder. Maar je bent natuurlijk wél verplicht om een boekhouding te voeren. De vraag is: kan je dit zelf?

Dagelijkse boekhouding

Wanneer je onderneemt, of dat nu is als zelfstandige (in bijberoep), als eenmanszaak of als bedrijfsleider van een vennootschap of KMO, je moet dagelijks een boekhouding of administratie bijhouden. Of je dat nu wil of niet, die boekhouding is een belangrijk deel van je verantwoordelijkheden als ondernemer.

Wat je sowieso moet doen:

• Je eigen facturatie opvolgen: de facturen en creditnota’s voor je klanten opmaken en opvolgen.
• Je aankoopfacturen en onkosten bijhouden.
• Per kwartaal je btw-aangifte in orde brengen.
• Je cijfers bijhouden en rapporteringen analyseren om je business continu te verbeteren.

Twee soorten boekhouding

Om je inkomende en uitgaande facturatie op te volgen, zijn er 2 opties: een enkelvoudige of een dubbele boekhouding. Of je een boekhouder nodig hebt, hangt deels af van het soort boekhouding dat je voert.

Vereenvoudigde of enkelvoudige boekhouding

Als eenmanszaak of zelfstandige (in bijberoep) is de kans groot dat je een enkelvoudige boekhouding gaat bijhouden. Die boekhouding bestaat uit een compleet overzicht van al je uitgaven en inkomsten:

• Je houdt een verkoopdagboek bij. Hierin lijst je al je uitgeschreven facturen op (volgens hun opeenvolgende nummering).
• Je houdt ook een aankoopdagboek bij waarin je naast alle facturen van je leveranciers ook je onkosten noteert.
• In een inventarisboek houd je het overzicht van je stock.

Met een online facturatiesoftwarepakket genereer je snel en eenvoudig deze dagboeken.

Hoe werkt een enkelvoudige boekhouding in de praktijk?

1. Je houdt nauwgezet alle inkomende en uitgaande facturen en andere aankoopbewijzen bij.
2. Je dient die gegevens jaarlijks in, in het tweede deel van je personenbelasting.
3. Je gebruikt die gegevens voor de indiening van je jaarlijkse klantenlisting.
4. Je gebruikt de gegevens voor je btw-aangifte per kwartaal - indien je niet bent vrijgesteld van btw.

Dubbele boekhouding

Van zodra je een grotere vennootschap hebt, schakel je best over op een dubbele boekhouding. Met die meer gedetailleerde administratie maak je de jaarrekening die je jaarlijks moet neerleggen bij de nationale bank.

Een dubbele boekhouding bestaat, net als de enkelvoudige, uit een overzicht van je ingaande en uitgaande facturen. Maar in dit geval moeten er transacties aan die verrichtingen gekoppeld worden:

• Stel, je bent zelfstandig ramenwasser en je koopt 25 zemen bij een leverancier. Je boekt de factuur voor die zemen in als aankoopfactuur, die deels tegenover de achterzijde van je klantenfactuur moet worden geboekt.
• Aan het einde van de rit moeten dus de zogenaamde voor- en achterzijde van je dubbele boekhouding gelijk zijn.
• Gebruiksvriendelijke boekhoudprogramma’s hebben dit proces sterk vereenvoudigd, vandaag hoef je die twee kanten niet meer manueel op te volgen.

Ook voor kleine ondernemers die enkelvoudig mogen boekhouden, is het slim om een dubbele boekhouding te overwegen. Je krijgt immers meer inzicht in de mogelijkheden en valkuilen van je onderneming.

Lees ook ons artikel ‘9 essentiële tools voor beginnende ondernemers’

Wanneer schakel ik een boekhouder in?

Eigenlijk kan je je boekhouding perfect zelf voeren, zeker als eenmanszaak of zelfstandige met een vereenvoudigde boekhouding. Meer dan een goed facturatieprogramma en boekhoudsoftware heb je niet nodig.

De huidige software zorgt ervoor dat het niet meer veel tijd en moeite kost om je eigen boekhouding in orde te houden. Maar het kost je nog steeds wát tijd en moeite. En die steek je misschien liever in andere aspecten van je onderneming. In dat geval zijn de diensten van een boekhouder geen ondoordachte investering.

Een boekhouder kan je immers ook adviseren over je onkosten, optimalisering van je belastingaangifte, ondernemingsvormen, investeringsmogelijkheden, en meer. Zeker bij de opstart van een bedrijf is die raad interessant.

Wist je dat de facturatiesoftware van Winfakt eenvoudig te koppelen is aan de boekhoudsoftware van je boekhouder? Hij of zij krijgt jouw gegevens automatisch doorgespeeld, wanneer jij dat wil.

Conclusie: of je een boekhouder nodig hebt, is volledig afhankelijk van je behoeften

Je had het al door: er is geen eenduidig antwoord op de vraag of je een boekhouder nodig hebt. Alleen jij kan die vraag beantwoorden.

Gelukkig is het geen ‘alles of niets’-verhaal. Je kan immers een boekhouder inschakelen om al je administratie over te nemen, maar ook om bijvoorbeeld één keer per jaar mee af te spreken voor je belastingaangifte. En zo zijn er tientallen opties daartussen.

• Wil je zelf je btw-aangifte in orde brengen?
• Wil je maandelijks fiscaal advies op basis van je rapporteringen?
• Wil je jaarlijks in details door je boeken gaan met een expert?
• ...

Met gebruiksvriendelijke facturatiesoftware houd je zelf de belangrijkste documenten al bij (zoals onkosten, facturen, btw-gegevens, etc.). Je boekhouder hoeft dan enkel nog het totaalplaatje te leggen.

Door een boekhouder in te schakelen voor die zaken die je zelf niet wil of kan doen, vermijd je de vaste maandelijkse kost van een boekhouder, maar schakel je hem of haar per uur in.

Een laatste tip: de meeste boekhouders hebben meer of minder ervaring in bepaalde sectoren. Zoek daarom iemand die jouw business ten voeten uit kent voor de beste service en optimalisaties.

Eigenhandig je facturatie en administratie opvolgen?

Vraag je gratis Winfakt-demo aan