Facturatieprogramma’s: van tijdverspilling naar tijdwinst
Als je bedrijf groeit, groeit helaas ook de stapel papierwerk én de tijd die je besteedt aan de verwerking daarvan. Sommige dingen kan je uit handen geven, maar om te vermijden dat de rekening van de boekhouder te hoog wordt, kijk je beter uit naar geautomatiseerde oplossingen. Een goed facturatieprogramma doet heel wat zorgen verdwijnen.
Waarom vraagt administratie zo veel tijd?
Ondernemers spenderen vaak meer dan 15 uur per maand aan administratie, omdat ze het allemaal zelf doen. Dat zijn maar liefst twee volledige werkdagen. Een van de grootste tijdrovers is facturatie: opstellen, verzenden, herzien, betalingsherinneringen sturen enz. Allemaal werkuren die je niet aan de hoofdactiviteit van je bedrijf kan besteden.
Facturatieprogramma’s besparen tijd
Een facturatieprogramma is geen verspilde investering: je halveert er de tijd mee die je aan administratie besteedt. Die tijdsbesparing kan je rechtstreeks terug in je bedrijf steken.
Lees ook ons artikel ‘Offline vs. online factureren’
Automatisering
In het hele facturatieproces worden grote en kleine stappen geautomatiseerd, waardoor jij steeds minder zelf moet doen, maar met hetzelfde resultaat. Je facturen worden foutloos opgesteld en komen rechtstreeks bij je klant terecht. Elke handeling die je kan overslaan, verkort de tijd dat je ermee bezig bent.
Facturen en offertes opstellen
De meeste facturatieprogramma’s hebben templates voor allerlei documenttypes, zoals facturen en offertes, waar je simpelweg de gegevens invult en klaar! Wil je een specifieke lay-out voor een bepaald documenttype? Dan hoef je die maar in te stellen en te kopiëren. Bovendien kan je een offerte met één klik omzetten naar een factuur.
Versnelde betaling
Met e-facturatie stuur je documenten zonder omwegen naar de boekhouding van de klant. Daardoor worden ze ook sneller betaald. Volgens de Vlaamse Overheid verkort het digitale systeem Peppol de doorlooptijd met maar liefst tien dagen.
- Klanten die niet tijdig betalen achter de veren zitten, vraagt ook kostbare uren én energie. Binnen jouw facturatiesoftware stel je één betalingsherinnering op die daarna automatisch verstuurd wordt als de aangegeven betaaltermijn is verlopen. Met enkele eenvoudige muisklikken bepaal je vanaf welk bedrag en hoeveel herinneringen je stuurt voor je actie onderneemt. Het programma doet de rest.
Lees ook ons artikel ‘8 tips om je facturen op tijd betaald te krijgen’
Gegevensverwerking
Met een facturatieprogramma hoef je de meeste gegevens maar één keer in te voeren. De software bewaart informatie over klanten, producten en betalingen zodat je minder moet overtypen - en dus ook minder fouten maakt.
Periodiek factureren
Werk je met een abonnementsformule of heb je zelf periodieke facturen te betalen? Dan is recurrent factureren de handigste toepassing in jouw facturatiesysteem. Dankzij de automatische instelling, hoef je deze paperassen niet steeds handmatig af te handelen. De standaardisering zorgt ervoor dat je geen tijd verspilt aan fouten corrigeren en hetzelfde document elke maand opnieuw te versturen.
Digitalisering van je documenten
In plaats van op zoektocht te gaan in allerlei stapels paperassen, vind je alles op één plaats. Je hebt een duidelijk overzicht van je betalingen en kan alle gegevens snel overzetten in een rapport. Je boekhouder zal je dankbaar zijn.
Een makkelijke keuze
Welke taak blijft er dan nog over voor jou? Af en toe controleren of alles goed is verwerkt - dat is het. En door het handige overzicht van je facturatieprogramma ben je daar op een minuut van af. Het bedrag dat je aan de software besteedt, verdien je terug in de uren die je daardoor vrijmaakt.
Nog meer tijd besparen?
Verschillende facturatieprogramma's bieden de mogelijkheid om hun systeem te koppelen aan andere programma's zodat je vanuit één systeem alles kan beheren. Maar als je écht een makkelijke oplossing wil, kies je voor een programma waar die andere diensten al mee in zitten: webshoptoepassingen, rapportage, stockbeheer... Alles op één plaats, alles vanzelf.
Als ondernemer heb je het altijd druk: efficiënt je uren indelen, is daarom een gouden vaardigheid. Laat Winfakt het zware werk doen en maak je geen zorgen meer over tijdverspilling.
Ontdek de facturatiesoftware van Winfakt