Een overtuigende offerte maken, hoe doe je dat?

Doorheen je ondernemerscarrière zal je vaak gevraagd worden om een prijsinschatting te maken. Voor potentiële klanten is dat vaak de doorslaggevende factor om met jou in zee te gaan. Je kan de kunst van het offertes opstellen dus maar beter onder de knie hebben. Hoe maak je een offerte? Je ontdekt het hier.

Waarom zijn offertes belangrijk?

Een offerte vervult een belangrijke functie voor je potentiële klant: het is tegelijk de eerste en laatste stap in zijn aankoopproces.

• De eerste stap

Vaak is het de eerste rechtstreekse vorm van communicatie. Voordien heeft je prospect waarschijnlijk vooral gescrold op je website. Wanneer hij contact opneemt voor een offerte krijg jij de kans om hem rechtstreeks aan te spreken. Zo zet je de toon voor de rest van de samenwerking.

• De laatste stap

Tegelijkertijd is een offerte vaak de laatste stap voor een prospect beslist om klant te worden. Hij heeft al voldoende opgezocht en overwogen om jou te contacteren en met een goede offerte geef je de doorslag om voor jou te kiezen. Het is dus een mooie kans om hem voor eens en voor altijd te overtuigen van jouw aanbod.

Als je het slim aanpakt, kan je jouw offerte dus beschouwen als een visitekaartje dat potentiële klanten warm maakt om met jou zaken te doen.

Hoe maak je een offerte?

Je mag gerust je eigen draai aan je offerte geven, maar er zijn een paar vaste elementen die je zeker moet opnemen.

• Je bedrijfsgegevens

Allereerst moeten je bedrijfsnaam, logo, adres, telefoonnummer, e-mailadres en website duidelijk terug te vinden zijn op de offerte. Zo verhoog je niet alleen de geloofwaardigheid van je bedrijf, maar weet je prospect ook meteen hoe hij je moet contacteren om je het goede nieuws te melden dat hij zaken wil doen.

• Jouw aanbod

Hier lijst je de vraag van je klant op: de diensten die hij van jou verwacht en op welke manier je die vraag zal vervullen. Wees daarbij zo duidelijk en gedetailleerd mogelijk om misverstanden te vermijden en wees niet bang om ook de voordelen van jouw aanbod te benadrukken.

• Je prijs

Hier zijn potentiële klanten natuurlijk het meest benieuwd naar. Daarom is opnieuw duidelijkheid je grootste troef. Stel eventueel een gedetailleerde opsplitsing van de kosten op zodat hij precies weet wat hij krijgt voor zijn investering. En communiceer open over bijkomende kosten, zoals verzend- of installatiekosten.

• Je betalingsvoorwaarden

Niet alleen de totaalprijs voor je diensten is belangrijk, ook de deadline tegen wanneer het bedrag gestort moet zijn. Werk je met aanbetalingen of een waarborg? Dan is dit de sectie om daar uitleg over te geven. Vergeet ook de geaccepteerde betalingsmethoden niet. Zo heeft je klant alle informatie in handen om je vlot - en tijdig - te betalen.

• De geldigheidsduur

De geldigheidsduur van je factuur is een extra zekerheid voor jou als aanbieder. Door duidelijk te maken dat de prijs en voorwaarden die je in deze factuur aanbiedt niet onbeperkt geldig zijn, vermijd je dat je blijft vasthangen aan verouderde prijzen of voorwaarden.

Lees ook ons artikel ‘Hoe maak je een factuur op?’

Tips voor een goede offerte

Wanneer iemand een offerte aanvraagt, kan je er zeker van zijn dat jij niet de enige aanbieder bent die gecontacteerd werd. Grijp daarom je offerte als kans om te tonen wat jou anders maakt dan anderen. Doe je dat niet, dan kiest de klant 9 keer van de 10 voor de laagste prijs. Met deze tips springt jouw offerte er snel bovenuit:

• Creëer een offerte op maat van je klant. Niet enkel je aanbod, maar ook je lay-out en verwoording moeten duidelijk begrijpelijk zijn. Vermijd dus vakjargon of leg duidelijk uit wat die woorden betekenen.
• Probeer ook zo veel mogelijk de woorden van je koper te gebruiken, bijvoorbeeld: “We plaatsen een hek van roestvrij staal om, zoals je zei, te vermijden dat jouw slimme dieren te makkelijk ontsnappen.” Zo toon je aan dat je hen écht gehoord hebt.
• Wees ook niet bang om zout in de wonde te strooien en de negatieve gevolgen aan te halen als de klant jouw aanbod niet aanneemt. Bijvoorbeeld zo: “Als je de afkapping niet voor de winter installeert, geef je het weer vrij spel. Zo vergroot je de kans op schade aan het hout en zal je volgend jaar allicht stukken moeten vervangen.”

Ontdek meer tips om een goede offerte te maken

Hoe moet je offertes opvolgen?

Wanneer je je offerte bezorgt, geef dan ook even aan hoe het proces verder loopt. Wacht je op een antwoord van je prospect of neem je zelf contact op? Het is aangeraden om de potentiële koper een dag of twee nadat je de offerte verstuurde persoonlijk te contacteren, bijvoorbeeld met een telefoontje of een bezoek. Zo toon je niet alleen je betrokkenheid, maar geef je hen ook de kans om vragen te stellen.

Is zo’n directe aanpak niet helemaal jouw stijl? Dan kan je automatische opvolgingsherinneringen instellen met een CRM-systeem, zodat je geen enkele klant over het hoofd ziet. Of vraag gewoon aan de klant zelf hoe hij de verdere communicatie wil aanpakken! Zo ken je meteen de manier waar die zich het meest comfortabel bij voelt.

Nooit meer wachten op betalingen? Ontdek hier de tips

Offertes digitaal ondertekenen

Je maakt het natuurlijk graag zo makkelijk mogelijk voor een koper om ja te zeggen tegen jouw offerte. Met Winfakt kunnen prospecten en klanten elke offerte digitaal ondertekenen voor een snel akkoord. In jouw verkoopsoverzicht ontdek je dan in één oogopslag welke offertes ondertekend zijn en welke nog niet. Bovendien zie je daar ook welke offertes je uitstuurde naar prospecten en bestaande klanten. Je facturatie was nog nooit zo overzichtelijk.

Hoe maak je een offerte? Heel makkelijk met Winfakt.

Vraag je gratis Winfaktdemo aan