Alle vragen over herinneringsfacturen beantwoord

Het kan wel eens gebeuren dat je klanten je facturen over het hoofd zien. Wel vervelend voor jou, want jij wil de opdracht natuurlijk graag afsluiten en je zuurverdiende geld ontvangen. Om je klant te herinneren dat er nog een rekening openstaat, stuur je hem een herinneringsfactuur of aanmaning. Maar hoe werkt dat ook weer?

1. Wat is een herinneringsfactuur?

Wanneer je klanten een factuur stuurt, geef je hen altijd een specifieke deadline tegen wanneer het bedrag van de factuur betaald moet zijn. Hoe lang die betaaltermijn is, bepaal je zelf, maar wanneer een klant die overschrijdt, mag je hem daar natuurlijk wel aan herinneren. Zo’n herinneringsfactuur of aanmaning is de standaardprocedure om je klant nogmaals de kans te geven het bedrag te storten. Als je met een echte wanbetaler zit, kan je daarna de grote middelen inschakelen.

Ontdek ook onze handleiding om een factuur op te stellen.

2. Wanneer moet ik de herinneringsfactuur sturen?

Kort gezegd: niet te vroeg en niet te laat. Er is niet maar één perfect moment, maar als je je aan deze richtlijnen houdt, zit je goed:

• Je stuurt de aanmaning te vroeg als de deadline nog maar net overschreden is.

Staat het geld de dag na de deadline nog niet op je rekening? Geen paniek, dat kan ook aan de bank liggen. Als je klant op de valreep betaalt of vlak na de deadline, is de betaling waarschijnlijk nog niet verwerkt. Dan moet het bedrag gewoon nog op je rekening verschijnen. Wacht dus eerst een paar dagen af om te vermijden dat je onnodig een vervelende herinneringsfactuur stuurt.

• Je stuurt de aanmaning te laat als je na de deadline nog weken wacht.

Zo geef je de indruk dat het allemaal niet zo dringend is en riskeer je dat de klant er nóg een paar weken over laat gaan. Het is bovendien niet erg praktisch, want zo wacht je onnodig lang op centjes die je nu goed kan gebruiken.

• De herinneringsfactuur één à twee weken na de deadline sturen, is ideaal.

3. Hoeveel extra betaaltijd geef ik mijn klant?

Stel, je hanteert een betaaltermijn van 30 dagen. Na twee weken stuur je de eerste herinnering die je klant opnieuw 30 dagen tijd geeft om te betalen. Als je klant het rustig aan doet, loop je kans dat je tweeënhalve maand moet wachten op je geld…

Onthoud dat hoe meer tijd je geeft, hoe later de klant vaak betaalt. Geef dus niet te veel extra tijd – en zeker niet even veel tijd als de oorspronkelijke betaaltermijn, want zo geef je opnieuw de indruk dat het allemaal niet zo dringend of belangrijk is. Eén à twee weken extra is ruim voldoende.

Meer tips om je facturen op tijd betaald te krijgen.

4. Moet ik administratiekosten aanrekenen?

Een administratieve meerkost geldt als een soort boete voor het overschrijden van de betalingsdeadline. Zo vermijd je dat klanten in de toekomst nog te laat betalen.

• Zorg er wel voor dat je de kans op een administratieve boete altijd vermeld in je algemene voorwaarden. Specificeer ook de redenen dat je die aanrekent en hoe je het precieze bedrag bepaalt.

Of je meteen administratiekosten aanrekent vanaf de eerste herinneringsfactuur bepaal je zelf. Je keuze hangt grotendeels af van de band die je met je klanten wil houden.

• Ben je niet zo close met je klanten? Is het geen ramp als je er eentje zou verliezen? Dan kan je zonder aarzelen administratiekosten aanrekenen. Waarschijnlijk betaalt je klant volgende keer netjes op tijd.

• Heb je wel een sterke, persoonlijke band met je klanten? Is het een eerste vergetelheid van een trouwe klant? Dan kan je de meerkost beter weglaten bij de eerste aanmaning. Bij meer problemen mag je de boete natuurlijk wel doorrekenen.

• TIP: Je mag je klant bij de eerste aanmaning natuurlijk wel herinneren aan het risico op een administratieve meerkost bij de volgende aanmaning. Wanneer er grotere stappen ondernomen moeten worden om wanbetalers aan te pakken, is het namelijk logisch dat de klant ook zelf opdraait voor zijn nalatigheid.

Hoeveel administratiekosten mag je aanrekenen?

Meestal wordt deze boete op een van de volgende manieren bepaald:

• Een forfaitair bedrag
• Een vooraf vastgelegd percentage van het factuurbedrag
• Een interest op jaarbasis

Ook dat bepaal je zelf, op voorwaarde dat je het op voorhand vermeld in je verkoopsvoorwaarden. Kies wel voor een bedrag dat door een rechtbank als ‘redelijk’ zou worden gezien, bijvoorbeeld 10% van het verschuldigde totaalbedrag. Ben je niet zeker? Vraag het dan eens na bij je boekhouder.

5. Hoeveel herinneringsfacturen moet ik sturen?

Om niet eindeloos heen-en-weer te gaan, zijn twee herinneringsfacturen voldoende. Daarna zou je klant de boodschap wel begrepen moeten hebben. Is dat nog niet het geval? Dan schakel je best de hulp van specialisten in om meer druk te zetten, zoals een incassobureau of advocaat. Dat mag uiteraard ook al vroeger, maar wees je bewust van de impact op je klantenrelaties. Bel gerust je klant eerst eens op om het allemaal uit te klaren en hem te verwittigen dat je een derde partij zal inschakelen.

• TIP: Als het zo ver komt, reken je best wel administratiekosten aan om de extra dienstverlener te vergoeden. Ook die informatie moet je opnemen in je algemene voorwaarden.

6. Op welke manier mag ik de herinneringsfactuur sturen?

Je kan de aanmaning digitaal of per post sturen. Beide methoden hebben hun voordelen.

Een digitale aanmaning…

• is betrouwbaar,
• is gratis,
• is snel en wordt daardoor vaak ook snel betaald,
• laat bewijs achter dat je hem daadwerkelijk hebt gestuurd,
• en kan je vooraf instellen.

Een aangetekende zending…

• vermijdt dat de tegenpartij verzint dat de aanmaning niet is aangekomen,
• is een krachtig signaal, want het komt niet meer vaak voor.
• TIP: Een aangetekende zending is vooral nuttig als krachtige tweede herinnering. Je bewijst dat je het meent. Bovendien ben je dan absoluut in je recht om administratiekosten aan te rekenen, want deze verzending is niet gratis.

Voeg hoe dan ook altijd de oorspronkelijke factuur bij als bijlage. Zo maak het je klant gemakkelijk om snel te betalen.

7. Hoe weet ik wanneer ik een herinneringsfactuur moet sturen?

Er zijn verschillende manieren om jezelf eraan te herinneren dat een deadline verstreken is en dat je een aanmaning moet sturen. Opschrijven op je prikbord, een digitale agenda, een medewerker die de betaaltermijnen bijhoudt – kies vooral de manier die voor jou het beste werkt.

Ontdek hoe je zelf nooit meer deadlines en budgetten overschrijdt.

… Al vraagt elk van deze methoden nog steeds veel werk om alle facturen bij te houden en aan te passen. Bovendien is er nog altijd kans op vergissingen en vergetelheden. Een gespecialiseerd softwareprogramma lost dat op. Deze systemen houden al je facturen en hun betaaltermijnen bij. Wanneer het tijd is voor een aanmaning, ontvang je een herinnering en sturen ze het document automatisch naar je klant.

Al die voordelen vind je bij Winfakt.

Vraag je gratis Winfaktdemo aan