8 tips om je facturen op tijd betaald te krijgen

Je hebt een perfect product of gegeerde dienst gecreëerd. Je vond klanten dankzij marketing of mond-aan-mondreclame. Je bedrijf loopt op rolletjes. Maar… je ontvangt geen geld op je rekening? Tijd om je facturatiestrategie van naderbij te bekijken.

Dit zijn onze 8 tips waarmee je klanten overtuigt om je facturen (tijdig) te betalen.

1. Onderhoud gezonde klantenrelaties

De perfecte klant? Die heeft evenveel respect voor jou als jij voor hem. Door vriendelijke en open communicatie en onberispelijke service zorg je ervoor dat je klant je niet wil teleurstellen of duperen. Dat hij je wil betalen.

Het helpt ook om bepaalde klanten uitzonderlijke voorwaarden en betaaltermijnen te geven. Maar zorg ervoor dat ze op de hoogte zijn van die ‘voorkeursbehandeling’.

2. Bepaal een duidelijke en korte betaaltermijn

Tijdig betalen kan natuurlijk pas wanneer er een ondubbelzinnige betaaltermijn vastligt. Wil je snel je centen ontvangen? Maak die termijn dan zo kort mogelijk.

Zet je betaaltermijnen in de algemene voorwaarden die je bij de offerte of vlak voor aankoop aan je klant bezorgt. Heeft je klant recht op een uitzondering? Zet dit dan op papier, liefst zelfs in een contract.

Tenslotte vermeld je de uiterste betaaldatum ook nog eens duidelijk op je factuur zelf.

Stel facturen op met een duidelijke betaaltermijn

3. Stuur je factuur naar wie ze moet betalen

Als je factuur in de mailbox van de foute persoon terechtkomt, kan je lang wachten op uitbetaling. Zeker wanneer je iets verkoopt aan een groter bedrijf, is jouw contactpersoon niet altijd degene die de betalingen regelt. Verzeker je er dus van dat je over de juiste gegevens beschikt, liefst van iemand op de afdeling finance of accounting.

4. Maak je factuur overzichtelijk en correct op

Dit lijkt een evidentie. Maar je ontving zelf waarschijnlijk al facturen waar je niets van kon maken, of waarvan het factuurbedrag je niet leek te kloppen.

Zorg er dus voor dat het bedrag overeenkomt met de afspraken die je vooraf maakte, deel het op in eventuele onderdelen en gebruik een glasheldere omschrijving van je product of dienst.

Lees ook onze blog: top 12 fouten om te vermijden bij facturatie

5. Stuur je factuur zo snel mogelijk

Als je een factuur meteen stuurt na de aankoop van je klant, zit je service nog vers in het geheugen. De kans is groter dat je meteen betaald zal worden.

Hoe sneller je facturen opmaakt en verstuurt, hoe sneller je geld ziet. Maar je vermijdt ook een opstapeling van administratief werk en de bijhorende vertragingen en vergissingen.

Met de juiste facturatiesoftware automatiseer je dit proces, waardoor je onmiddellijk je facturen verstuurt, zónder extra moeite.

6. Maak betalen gemakkelijk

Naast de juiste bankgegevens en een duidelijke mededeling, geef je jouw klant ook zoveel mogelijk betaalmogelijkheden.

Bied hem de keuze tussen diverse manieren om te betalen, van bancontact tot credit card, van Payconiq tot overschrijving. Maak het hem nóg gemakkelijker door bijvoorbeeld een QR-code voor mobiele betaling aan je factuur toe te voegen.

7. Leg kortingen en bijkomende kosten vast

Beloon de snelle betalers en bestraf de late betalers. Geef bijvoorbeeld een kleine korting (van een paar procentpunten) aan wie binnen de 5 dagen betaalt. En reken interest aan, voor wie achter de betaaltermijn aanhinkt.

Bepaal die kortingen en boetes ook in je algemene voorwaarden.

8. Ga achter je onbetaalde facturen aan

Zelfs als je de 7 voorgaande tips naleeft, blijven er altijd een paar facturen openstaan. Maar door die nauwgezet op te volgen en tijdig een (beleefde) reminder te sturen, vermijd je dat ze voor lange tijd onbetaald blijven.

Volharden in je follow-up, is de boodschap. Als je een handige facturatietool gebruikt, hoef je dit trouwens niet handmatig te doen: het sturen van herinneringen is dan volledig geautomatiseerd.

Facturen they can’t refuse?

Vraag je gratis Winfakt-demo aan